Konsert- och evenemangsplanering (anställda)
Just nu sker det en del omstruktureringar kring skolans konsert- och evenemangsproduktion. Tillsammans med teknik- och serviceenheterna jobbar producenterna för att ta fram en arbetsprocess som ger ett tydligare arbetsflöde än det som beskrivs nedan.
Följande instruktion är alltså ett HÄR-OCH-NU-LÄGE som på grund av ovan nämnda arbete kan komma att ändras från dag till dag. Besök därför denna sida varje gång du vill genomföra en konsert/ett evenemang och följ instruktionerna.
Tänk också på att för alla arrangemang utanför kontorstid tillkommer det kostnader. Ange då vilken avdelning som ska stå för dessa.
Kom igång!
Välj ett av följande fyra val för att se vad som gäller för just din typ av konserter/evenemang:
1. Stående konserter/evenemang samt examenskonserter som ingår i Musikhögskolans utbildningar som våra producenter ansvarar för att producera. Vilka detta är beslutas inför varje termin vid en genomgång tillsammans med utbildningschefer från ML och MuKy.
Som ansvarig lärare ber vi dig kontakta producenterna åtta veckor innan den planerade konserten/evenemanget.
- David Hornwall arbetar med symfoniorkester och diplomkonserter.
- Anna Palmer arbetar med övriga konserter/evenemang.
Följande gäller:
Boka lokal
Om konserten ska ske i lokal utanför MHM hjälper producenten dig med bokning av lokal och transport. Mejla producenten i ett tidigt skede för att stämma av datum och klockslag.
Om konserten/evenemanget ska ske i lokal på MHM behöver du kontrollera tillgängligheten av konsertlokal genom schema [at] mhm [dot] lu [dot] se
Ange:
- Datum och klockslag för konserten (här ska tiden inkludera när du behöver tillträde till lokalen för förberedelser och när lokalen är utstädad).
- Informativ rubrik för evenemanget (att bara skriva ”konsert” räcker inte utan du måste bifoga en kort beskrivning). Du måste även uppge vem som är ansvarig på plats för ditt evenemang.
Instrument och teknisk utrustning
Som lärare ansvar du själv för att skicka en förfrågan om lån av eventuella instrument och teknik. Detta gör du i Helpdesk. Se nedan.
Helpdesk
Innan vi har den nya versionen av Helpdesk på plats behöver du lägga ett nytt ärende för var och en av nedan punkter där du har ett behov. Glöm inte att lägga din förfrågan senast tre veckor innan själva konserten/evenemanget samt att ange kurskod och vilken avdelning som ansvarar för aktiviteten i varje ärende.
- Teknisk utrustning som mikrofon eller annat – Välj frågetypen ’AV & Instruments’ och sedan underkategorin ’Loans: technical equipment/instrument loan’
- Förfrågan om tekniker på plats – Välj frågetypen ’AV & Instruments’ och sedan underkategorin ’Förfrågan om tekniker’. Vi kan inte garantera en tekniker utan behöver alltid prioritera (poänggivande moment och storlek på konsert/evenemang).
- Kommer flygel användas? – Välj frågetypen ’AV & Instruments’ och sedan underkategorin ’Piano service and tuning’
- IT – Behöver du till exempel lånedator eller strömadapter – Välj frågetypen ’IT’
- Dukning – Välj frågetypen ’Service: Beställning av tjänster / Order request’ och välj underkategorin ’Beställning av dukning’
- Extern publik? – Välj ’Service: Beställning av tjänster’ och underkategorin ’Beställning av väktare/extra städning efter konsert’. OBS! Väktare krävs alltid när vi har extern publik utanför kontorstid. I de fall dessa konserter sker under helgtid tillkommer extra städning.
Under ’Service: Beställning av tjänster’ finns även underkategorierna;
- Blommor – Ska det beställas blommor till exempel till dirigent eller solist?
- Kopiering /Copy – Behövs det kopieringshjälp för konserten/evenemanget?
- Övrigt / Other – Denna används för beställningar och förfrågningar som faller utanför övriga kategorier av ärenden
Vid Plats ’Musikhögskolan’ och ’Rum’ anger du vilken lokal som är bokad (Rosenbergsalen = A301, Liljeforssalen = A200, Lilla Salen = A303)
Marknadsföring
För att kunna lägga in din konsert i Musikhögskolans kalendarium (som även återspeglas på skolans infoskärmar) behöver producenten följande senast tre veckor innan själva konserten/evenemanget:
- Ditt namn
- Datum och klockslag (start och sluttid)
- Var (vilket rum)
- Rubrik - en titel som beskriver din konsert
- Text - en kort text som beskriver din konsert och vad du ska spela
- Eventuella medverkande (medmusiker, solist, dirigent)
- Eventuellt program (tonsättare och verk)
- Bild - liggande format med hög upplösning
Gå gärna in på kalendariet för att se hur andra har skrivit om sina konserter och för att få inspiration. Musikhögskolans kalendarium
Glöm inte att marknadsföra din konsert i dina egna sociala kanaler. När den är inlagd i Musikhögskolans kalendarium är det lätt att länka till den. Behöver du ett Facebook-event för din konsert via Musikhögskolans Facebooksida? Kontakta skolans kommunikatör Amelie Malmgren.
Vi gör programblad och affischer till större externa turnéer samt när material behöver skickas till extern producent. Vi gör inga programblad och affischer till interna konserter, det vill säga de konserter som sker i skolans lokaler med bara anställda och/ eller studenter som publik. Fråga skolans kommunikatör vad som gäller för just din konsert/evenemang.
2. Konserter/evenemang som ingår i Musikhögskolans utbildningar, är ett examinerande moment, och som du som lärare ansvarar för att producera.
Om konserten ska ske i lokal utanför MHM behöver du lägga in ärende i Helpdesk om:
- Transport - Välj frågetypen ’Service: Beställning av tjänster / Order request’ och välj underkategorin ’Transport’. Är det utanför kontorstid eller på en helg debiteras bilhyra. Ange då också vem som ska stå för den kostnaden.
- Cembalo? – Även om du bokat transport enligt ovan behöver du mejla Linda Stråhle för att se om vår resecembalo är tillgänglig för användning aktuellt datum.
Ange alltid kurskod och vilken avdelning som ansvarar för aktiviteten i Helpdesk.
Om konserten/evenemanget ska ske i lokal på MHM behöver du kontrollera tillgängligheten av konsertlokal genom schema [at] mhm [dot] lu [dot] se
Ange:
- Datum och klockslag för konserten (här ska tiden inkludera när du behöver tillträde till lokalen för förberedelser och när lokalen är utstädad).
- Informativ rubrik för evenemanget (att bara skriva ”konsert” räcker inte utan du måste bifoga en kort beskrivning). Du måste även uppge vem som är den ansvariga på plats för ditt evenemang.
Instrument och teknisk utrustning
Som lärare ansvar du själv för att skicka en förfrågan om lån av eventuella instrument och teknik. Detta gör du i Helpdesk. Se nedan.
Helpdesk
Innan vi har den nya versionen av Helpdesk på plats behöver du lägga ett nytt ärende för var och en av nedan punkter där du har ett behov. Glöm inte att lägga din förfrågan senast tre veckor innan själva konserten/evenemanget samt att ange kurskod och vilken avdelning som ansvarar för aktiviteten i varje ärende.
- Teknisk utrustning som mikrofon eller annat – Välj frågetypen ’AV & Instruments’ och sedan underkategorin ’Loans: technical equipment/instrument loan’
- Förfrågan om tekniker på plats – Välj frågetypen ’AV & Instruments’ och sedan underkategorin ’Förfrågan om tekniker’. Vi kan inte garantera en tekniker utan behöver alltid prioritera (poänggivande moment och storlek på konsert/evenemang).
- Kommer flygel användas? – Välj frågetypen ’AV & Instruments’ och sedan underkategorin ’Piano service and tuning’
- IT – Behöver du till exempel lånedator eller strömadapter – Välj frågetypen ’IT’
- Dukning – Välj frågetypen ’Service: Beställning av tjänster / Order request’ och välj underkategorin ’Beställning av dukning’
- Extern publik? – Välj ’Service: Beställning av tjänster’ och underkategorin ’Beställning av väktare/extra städning efter konsert’. OBS! Väktare krävs alltid när vi har extern publik utanför kontorstid. I de fall dessa konserter sker under helgtid tillkommer extra städning.
Under ’Service: Beställning av tjänster’ finns även underkategorierna;
- Blommor – Ska det beställas blommor till exempel till dirigent eller solist?
- Kopiering /Copy – Behövs det kopieringshjälp för konserten/evenemanget?
- Övrigt / Other – Denna används för beställningar och förfrågningar som faller utanför övriga kategorier av ärenden
Vid Plats ’Musikhögskolan’ och ’Rum’ anger du vilken lokal som är bokad (Rosenbergsalen = A301, Liljeforssalen = A200, Lilla Salen = A303).
Marknadsföring
För att kunna lägga in en konsert i Musikhögskolans kalendarium (som även återspeglas på skolans infoskärmar) behöver skolans kommunikatör, Amelie Malmgren, följande information senast tre veckor innan själva konserten:
- Ditt namn
- Datum och klockslag (start och sluttid)
- Var (vilket rum)
- Rubrik - en titel som beskriver din konsert
- Text - en kort text som beskriver din konsert och vad du ska spela
- Eventuella medverkande (medmusiker, solist, dirigent)
- Eventuellt program (tonsättare och verk)
- Bild - liggande format med hög upplösning
Gå gärna in på kalendariet för att se hur andra har skrivit om sina konserter och för att få inspiration. Musikhögskolans kalendarium
Glöm inte att marknadsföra din konsert i dina egna sociala kanaler. När den är inlagd i Musikhögskolans kalendarium är det lätt att länka till den. Behöver du ett Facebook-event för din konsert via Musikhögskolans Facebooksida? Kontakta skolans kommunikatör Amelie Malmgren.
Vi gör programblad och affischer till större externa turnéer samt när material behöver skickas till extern producent. Vi gör inga programblad och affischer till interna konserter, det vill säga de konserter som sker i skolans lokaler med bara anställda och/ eller studenter som publik. Fråga skolans kommunikatör vad som gäller för just din konsert/evenemang.
Sist men inte minst!
Din konsert-/evenemangsbokning är först avslutad när du som ansvarig har:
- återställt lokalens möbler och utrustning
- städat bort kvarglömt skräp
- gjort en besiktning av lokal och utrustning samt anmält eventuella skador i Helpdesk
3. Konserter/evenemang som ingår i Musikhögskolans utbildningar men som INTE är examinerande moment och som du som lärare tar ansvar för att producera.
Denna typ av konserter/evenemang kan enbart bokas av din närmaste utbildningschef.
Efter att din närmaste utbildningschef har bokat konserten/evenemanget gäller samma instruktion som för:
Konserter/evenemang som ingår i Musikhögskolans utbildningar, är ett examinerande moment, och som du som lärare ansvarar för att producera.
4. Konserter som inte ingår i Musikhögskolans årshjul/utbildningar där du som privatperson eller extern organisation vill hyra lokal på Musikhögskolan.
Kontakta vår administrativa chef, Birgit Jakobsson.
Ange:
- Vilken organisation det rör sig om.
- Om du anser att de är en samarbetspartner och varför.
- Vilket/vilka datum och tid de önskar hyra lokal.
- Antal medverkande på scen.
- Om extern publik förväntas.
- Kontaktuppgifter till den externa organisationen.
Vill du själv svara för kontakten med samarbetspartnern?
Kontakta vår administrativa chef, Birgit Jakobsson, för underlag inför samtal med din samarbetspartner.
